Projekt definieren

Ausgangslage

Teilaspekt	Erläuterung
Aktuelle Situation	Die Besucherverwaltung erfolgt derzeit manuell und uneinheitlich. Dies führt zu hohem administrativem Aufwand, Sicherheitslücken und Unzufriedenheit.
Probleme, Bedürfnisse oder Chancen	Es bestehen erhebliche Sicherheitsrisiken und Ineffizienzen. Ein modernes, digitales System könnte Abläufe verbessern und den Service optimieren.
Vorgeschichte	Frühere Versuche mit Excel-Listen und E-Mail-Anmeldungen waren nicht erfolgreich und haben die Probleme nicht gelöst.
Betroffene Stakeholder	Empfangsmitarbeitende, Sicherheitsdienst, interne Mitarbeitende sowie externe Besucher sind direkt betroffen.
Notwendigkeit des Projekts	Ein digitales System ist notwendig, um Standardisierung, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit in der Besucherverwaltung zu gewährleisten.

Teilaspekt	Erläuterung
Ziel des Projekts	Einführung eines digitalen Systems für Vorabregistrierung, Check-in/out, Ausweiserstellung, Gastgeber-Benachrichtigung und Protokollierung.
SMART-Kriterien	Die Ziele sind klar formuliert, messbar (z. B. durch Zeitersparnis), realistisch umsetzbar, relevant für die Organisation und terminiert planbar.
Haupt- und Nebenziele	Hauptziel ist die Erhöhung von Sicherheit und Effizienz. Nebenziele sind ein besserer Besucherservice und weniger administrativer Aufwand.
Bedeutung der Ziele	Die Ziele sind entscheidend zur Risikominimierung, Prozessoptimierung und Verbesserung des Gesamtauftritts gegenüber Besuchern.
Nutznießer der Zielerreichung	Empfang, Sicherheitsdienst, Mitarbeitende und Gäste profitieren durch klarere Abläufe, mehr Sicherheit und ein angenehmeres Besuchererlebnis.

Bereich	Prozessrandbedingung
Compliance-Bestimmungen	DSGVO-Konformität und Einhaltung interner IT- und Sicherheitsrichtlinien
Randbedingungen bezüglich Bereitstellung und Migration	Einführung in einer Pilotphase innerhalb von 2 Wochen. Keine Migration nötig.
Randbedingungen bezüglich des Supports	1st-Level-Support durch internen IT-Helpdesk, 2nd-Level durch Projektteam
Fähigkeitsbeschränkungen	Projektteam mit begrenzter Erfahrung in Frontend-UX, externe Unterstützung möglich
Randbedingungen zum Zeitplan	Projektbeginn am 01.07., Abschluss bis 30.09. mit definierten Meilensteinen
Budgetbeschränkungen	Maximales Projektbudget: CHF 120'000
Vorgeschriebene Prozessmodelle (Rollen, Aktivitäten, Artefakte)	Anwendung eines agilen Vorgehensmodells nach Scrum mit 4-Wochen-Sprints

Bereich	Produktrandbedingung
Randbedingung bezüglich des technologischen Umfelds	Integration in bestehende Microsoft 365 Umgebung inkl. Azure AD
Standard-Software (Make or Buy)	Priorisierung einer Eigenentwicklung auf Basis interner Web-Plattform
Wiederverwendung von Bauteilen	Nutzung vorhandener Module für Benutzerverwaltung, Mailversand, Kalenderanbindung
Vorgeschriebene Technologie	Verwendung von Angular (Frontend), .NET Core (Backend), MS SQL Server (Datenbank)
Voraussichtliche Arbeitsumgebung	Zugriff über Browser (Chrome, Edge) auf Desktop-PCs an Empfang und Sicherheit
Physische Randbedingungen	System muss mit QR-Scannern und Besucherausweisdruckern kompatibel sein
Randbedingungen zur Umwelt (Umgebung)	Keine besonderen Umweltanforderungen